Beberapa
waktu lalu, saya sempat bertemu seorang konsultan ISO asal Surabaya.
Perawakannya tegak dan berbaju rapi khas konsultan. Bahasa Indonesianya
bercampur bahasa Jawa Suroboyo-an, yang ya antik itu. Pak David namanya.
"Tugas ini siapa yang mengerjakan?" dia
menatap tajam sambil melihat tugas yang sedang kami kerjakan.
"Semua orang Pak"
"Semua orang?" intonasinya lebih serius,
lalu menyeringai.
"Ya, budaya kami memang gotong royong Pak"
"Gotong royong itu bagus. Tapi bisa jadi tidak
efektif. Untuk organisasi modern, kurang efektif itu Pak" jawabnya.
"Itu mirip dengan "Story of Somebody".
"Story of Somebody di luar sana, maksudnya
Pak?"
"Bukan" sergahnya tegas lalu menunjukkan
cerita di bawah ini.
Story of Somebody
This is a story about four people named Everybody,
Somebody, Anybody and Nobody. There was an important job to be done and
Everybody was sure that Somebody would do it. Anybody could have done it, but
Nobody did it. Somebody got angry about that, because it was Everybody’s job.
Everybody thought Anybody could do it, but Nobody realized that Everybody
wouldn’t do it. It ended up that Everybody blamed Somebody when Nobody did what
Anybody could have.
Saya pun
mencoba menerjemahkan cerita ini ke dalam bahasa Indonesia.
Inilah kisah
tentang empat orang. Masing-masing bernama: Setiap-orang, Seseorang,
Sembarang-orang, dan Tak-seorang-pun. Ada tugas penting yang perlu dituntaskan
dan Setiap-orang yakin Seseorang akan melakukannya. Sembarang-orang bisa
melakukannya, tetapi Tak-seorang-pun melakukannya. Seseorang marah akibat
kondisi itu karena itu memang tugas Setiap-orang. Setiap-orang merasa bahwa
Sembarang-orang bisa melakukannya. Namun, Tak-seorang-pun sadar bahwa
Setiap-orang tidak akan melakukannya. Akhirnya, Setiap-orang menyalahkan
Seseorang saat Tak-seorang-pun melakukan apa yang semestinya bisa dilakukan
Sembarang-Orang.
Apa maksud cerita ini?
CMIIW, cerita ini mengingatkan para manajer atau
orang-orang di organisasi bahwa gotong royong itu kadang tidak efektif
diterapkan di dalam organisasi, baik itu organisasi laba, nirlaba, maupun
sosial.
Apa sebab?
Karena tidak ada pembagian tugas yang jelas, sehingga
"Setiap-orang yakin Seseorang akan melakukannya." Namun, tidak ada
yang melakukan tugas itu. Tugas itu terbengkalai dan akhirnya semua orang
saling mencari kambing hitam.
Solusi?
Harus ada pembagian tugas yang jelas. Harus ada
spesifikasi tugas alias planning, harus ada sumber daya (organizing), harus ada
proses dan deadline penyelesaian tugas (actuating), dan harus ada pengawasan
dan evaluasi atas efektivitas tugas yang dikerjakan (controlling).
Hehehehe, saya jadi merasa tersindir sendiri.
 |
| Photo by Josh Calabrese on Unsplash |
Jadi,
SuperTeam pun harus jelas pembagian tugasnya agar superteam harus tetap super.
Super dalam perencanaan, super dalam pengorganisasian, super dalam eksekusi,
dan super dalam pengawasan.